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【第１８５回】『従業員採用時に取り交わす必要がある書類とは？④』

【第１８５回】『従業員採用時に取り交わす必要がある書類とは？④』従業員連絡先申出書の重要性を解説！サンキャリア代表・田村が、従業員採用時に必要な「連絡先申出書」の目的や活用方法について詳しく解説します。無断欠勤への対応やトラブル時の緊急連絡先としての役割をはじめ、書類の意義や取得のポイントを丁寧に解説。労働トラブルを未然に防ぎ、安心して働ける環境を整えるためのヒントをお届けします！使う機会は少ないが、取得しておくべき理由がある書類「従業員連絡先申出書」は、通常業務では使う機会が少ない書類ですが、従業員が無断欠勤をしたり、音信不通になった場合など、いざという時に会社が責任ある対応を取るために必要な書類です。民法上、退職の申し出が確認できない限り勝手に退職扱いにはできないため、連絡手段の確保は会社のリスク管理としても不可欠です。退職処理・損害賠償請求時に必要な「本人以外」の連絡先社員と急に連絡が取れなくなった場合、就業規則に「14日以上音信不通の場合は自然退職とする」といった条項を設けた上で、第三者に連絡を取ることが適正な対応とされています。また、業務違反による損害賠償請求が発生した際に、本人と連絡が取れない事態も想定されます。こうしたトラブルに備えるためにも、申出書の事前取得は大切です。身元保証書との使い分けと心理的配慮より強い法的担保を求めるなら「身元保証書」の取得も検討できますが、従業員側に心理的負担を与える可能性もあるため、連絡先申出書でとどめておく企業も多く存在します。特に採用初期の段階では、信頼関係の構築とバランスを取りながら、適切な範囲で情報を取得する配慮が求められます。連絡先申出書は「トラブル抑止力」として活用する連絡先申出書は、トラブルを“未然に防ぐ”ための抑止力という側面が強い書類です。もちろん、書類だけでトラブルを完全に防げるわけではなく、日頃のコミュニケーションや信頼関係が不可欠です。しかし、書面を交わすことで企業の姿勢が明確になり、社員にも安心感をもって働いてもらえる環境づくりに寄与します。「穏便に働ける職場」は入社時の準備から始まっている連絡先申出書をはじめとした各種書類は、トラブル時のためだけではなく、「安心して働ける環境づくり」の一部でもあります。目的や意義をきちんと説明しながら書類を取り交わすことで、従業員との間に信頼関係が築け、結果として長期的な雇用の安定にもつながります。～お知らせ～この番組は、社会保険労務士の田村が、働き方改革や労使関係の改善に役立つ情報を提供する番組です。また、外国人労働者や海外駐在員の労務管理に携わる企業の方にとって、現場で役立つ実務的なアドバイスもお届けしております。本番組は、社会保険労務士事務所Sun＆Career代表の田村が毎週1回配信しているサンキャリアニュースの音声版チャンネルです。本番組のパーソナリティーは社会保険労務士事務所Sun＆Career代表である田村のAI音声を使って配信しております。この音声にはAIによる自動翻訳が使用されています。可能な限り正確な日本語訳を提供するよう努めておりますが、AIの特性上、一部の表現やニュアンスが正確に反映されない場合がございます。本音声のブログ版はこちらからご覧ください。また、AI音声ではなく、リアルな田村が配信しているポッドキャストはこちらをお聞きください。企業と従業員の働き方を考える『社労士ラジオサニーデーフライデー』 Apple Podcast https://podcasts.apple.com/jp/podcast/id1507714225 Spotify https://open.spotify.com/show/46VLx6uYD7oJhUtjdNWeCK?si=c4a320ca5ae24c0c Stand.fm https://stand.fm/channels/6254c0fdbe02ac071a666ab5 パーソナリティー：田村陽太東京外国語大学外国語学部卒業。産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。番組プロデュース、ポッドキャストデザイン等のPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。サンキャリアのHP https://www.srcc-suncareer.com/ 本音声番組のブログ版(全投稿)はこちらです。 https://www.srcc-suncareer.com/blog 本番組は毎週金曜日に定期更新！番組へのメッセージはレターやnoteまで！ Xはこちら(@suncareer_news)

2024年12月25日

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