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その「最新版_final.xlsx」が会社を滅ぼす。脱・ファイル管理のすすめ。
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こんにちは！ビジネスアーキテクトのYOSHIです。
「人材は探すな。仕組みを作れ。」
今日も、精神論ではない泥臭い現場の改善策をお届けしていきます。
いやー、最近ある企業のコンサルに入ったんですけどね、久しぶりに見ちゃいましたよ。
共有フォルダの中に並ぶ、「顧客リスト_最新」「顧客リスト_最新の最新」「顧客リスト_12月確定版_田中修正」…みたいなファイル群を（笑）。
これ、聞いてる皆さんの会社にもありません？
正直、これを見た瞬間「あ、この会社、無駄な残業月20時間はしてるな」って分かっちゃうんですよね。
今日は、この「ファイル名地獄」から脱出するための話をします。
ポイントは3つです。
1つ目。「人の注意」で解決しようとしないこと。
よく「ファイル名のルールを徹底しましょう」とか張り紙する会社があるんですけど、あれ絶対に定着しません。なぜなら、人はミスをする生き物だし、何より「上書きしてデータを壊すのが怖い」という心理があるからコピーを作っちゃうんですよ。これは性格の問題じゃなくて、構造の問題です。
2つ目。「ファイル」という概念を捨てること。
僕が推奨してるのは、Googleスプレッドシートのようなクラウドツールへの完全移行です。
これの何が良いって、「URLが1つしかない」ことなんです。コピーが作れない（作らなくていい）環境を強制的に用意する。
「常にそこにあるのが正解」。この状態を作るのがリーダーの仕事です。
3つ目。「変更履歴」こそが最強の精神安定剤。
現場がExcelを手放せない最大の理由は「バックアップ」なんです。
でも、クラウドなら自動で履歴が残る。「誰がいつ消しても、1秒で戻せる」ということを現場に見せてあげてください。この安心感があれば、みんな喜んで移行してくれます。
「探す時間」ほど、人生で無駄な時間はありません。
まずは一つのファイルからでいいので、クラウド化、試してみてください。
もし「ウチの現場、もっとドロドロしてて無理！」という方がいれば、レターで愚痴を送ってください。仕組みで解決する方法、一緒に考えましょう。
それでは、また！
#業務改善 #DX #チームマネジメント
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